Von der Nähe zur Distanz – ein Wendepunkt für viele Beschäftigte

Die Corona-Pandemie hat die Arbeitswelt in einer Phase voranschreitender Veränderungen getroffen. Bereits zuvor war bei einigen Unternehmen ein Trend zum Mobile Office zu erkennen, und auch die Möglichkeit der Videotelefonie wurde bei Bedarf genutzt. Aber der Lockdown ab März 2020 hat sich schnell und massiv auf die bestehenden Arbeitsmodelle ausgewirkt, die vorsichtigen Neuerungen in der Arbeitswelt wurden sprunghaft vorangetrieben: Wer früher im Büro saß, arbeitete nun im Mobile Office, Geschäftsreisen wurden abgesagt, und die Zusammenarbeit war nur noch virtuell möglich.

Es könnte der Eindruck entstehen, dass Innovationen im Jahr 2020 nur schwer umzusetzen waren, da sich viele Unternehmen eher um Notfallpläne, Kurzarbeit und die mentale Gesundheit ihrer Teammitglieder sorgten. Unabhängig von der privaten Situation der Beschäftigten musste die Arbeit von zu Hause umgesetzt werden.

Sinkende Kreativität im Mobile Office

In der empirischen Untersuchung „Homeoffice Experience“ des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) wurden im Sommer 2020 etwa 2.100 Beschäftigte zu ihrer Arbeitssituation zu Hause befragt und Einflüsse auf Informationsfluss, Arbeitsleistung und Kreativität untersucht.

Besonders auffällig ist, dass Kreativität von allen drei untersuchten Erfolgsfaktoren im Homeoffice die schlechteste Bewertung aufweist. Die Entwicklung kreativer Gedanken ist unterdurchschnittlich und die Entstehung neuer Ideen und Lösungen wird von den Befragten am schlechtesten bewertet.

"Insgesamt stellt die eingeschränkte Kreativität somit eines der größeren Probleme im Homeoffice dar. Betrachtet man die Problematik genauer, so wird deutlich, dass sie vorallem auf die mangelnde Entwicklung kreativer Gedanken und Entstehung neuer Ideen und Lösungen im Homeoffice zurückzuführen ist. Lediglich ein Drittel der Befragten geben an, neue Ideen und Lösungen bei der Arbeit im Homeoffice entwickeln zu können", so die Studie "Homeoffice Experience", IAO.

Des Weiteren zeigen die Ergebnisse, dass Beschäftigte, die einen hohen Anteil an Kommunikation und Zusammenarbeit mit Kolleg:innen für ihre Tätigkeit benötigen, ihre Kreativität, den Inforamtionsfluss und die Arbeitsleistung im Mobile Office als signifikant niedriger bewerten als Beschäftigte mit hohem Konzentrations- und Komplexitätsanteil. „Diese Ergebnisse legen die Schlussfolgerung nahe, dass dem Büro auch weiterhin eine wichtige Bedeutung als Ort des Austausches zukommen wird, und auch, dass Personen mit Aufgaben hoher Komplexität dort zukünftig ein verbessertes Angebot im Hinblick auf Konzentrationsunterstützung zukommen sollte", fasst die Studie zusammen.

Jedoch schläft der Wettbewerb in der Krise nicht, und für Unternehmen ist es entscheidend, Chancen schneller als andere zu nutzen. „Träge Tanker“ werden abgehängt. Da Mobile Office in Zukunft eine wichtige Rolle in der Arbeitswelt spielen wird, sollten virtuelle Teams überlegen, welche Strukturen und technischen Mittel sie benötigen, um potenzielle Chancen rechtzeitig zu erkennen und anzuschieben.

Kreativität hängt vom richtigen Ort im Mobile Office ab

Doch im Mobile Office sind kreative Denkprozesse nicht ausgeschlossen. Kreativität und Arbeitsleistung hängen allerdings vom richtigen Arbeitsort ab. Die Studie des IAO zeigt auf: „Wer im Homeoffice an unterschiedlichen Orten oder in einem separaten Arbeitszimmer arbeitet, ist in seiner Tätigkeit kreativer und verzeichnet eine höhere Performance als Personen, die in der Küche, dem Wohn- oder Schlafzimmer arbeiten".

Videokonferenzen fördern die Ideengenerierung und den agilen Austausch

Neben dem richtigen Arbeitsort kommt es auch auf auf einen regelmäßigen und störungsfreien Informationsfluss im Kreativitätsprozess an. Das zeigt die Studie „Innovation and Communication Media in Virtual Teams – An Experimental Study (2020)“ des IZA Institute of Labor Economics. Die Forscher gehen davon aus, dass in der Phase der Ideengenerierung im Innovationsprozess die Teammitglieder besonders stark voneinander abhängig sind und räumliche Nähe Innovationen erleichtern und beschleunigen. Doch wie verändert sich die kreative Performanz, wenn Teamtreffen nur noch virtuell stattfinden?

Die Ergebnisse zeigen, dass Videokonferenzen im gleichen Maße Ideen generieren wie Kreativ-Meetings vor Ort. Schlechtere Ergebnisse erzielte die Gruppe, die allein auf Chat als Kommunikations-Tool angewiesen war. Verbesserte Kommunikationstechniken und Videocalls fördern also einen raschen Austausch, so dass neue Ideen überall und jederzeit entstehen können.

Büro der Zukunft als Inspirationsquelle

Wenn die virtuelle Zusammenarbeit in der neuen Arbeitswelt zunimmt, bleibt die Frage, welche Funktion Büros in Zukunft erfüllen und wie sie innovativen und kreativen Austausch fördern können. Sicher ist, dass das Büro für die Vernetzung und den Austausch wichtiger Informationen deutliche Vorteile besitzt. Die Studie des IAO stellt mögliche Hypothesen für das Büro der Zukunft auf:

• Am Arbeitsplatz müssen die besten Voraussetzungen für produktive Einzel- und Gruppenarbeit vorhanden sein, damit die Beschäftigten eine optimale Alternative zum Mobile Office oder sogar einen Mehrwert geboten bekommen.
• Das Büro muss künftig an Bedeutung gewinnen in seiner Rolle als Inspirationsquelle, die den Austausch und die Zusammenarbeit der Beschäftigten ermöglicht und somit letztendlich nicht nur die beruflichen, sondern auch die sozialen Bedürfnisse befriedigt.
• Der Bedarf an Rückzugsräumen für konzentriertes Arbeiten wird zunehmen. Im Vergleich zu heutigen Bürokonzepten steigt der Anteil an geschlossenen Strukturen stark an.

Zusammenfassend könnte die Bürostruktur der Zukunft also so aussehen: Es entsteht eine Mischung aus Rückzugsräumen für hochproduktives und fokussiertes Arbeiten, gepaart mit hybriden und großzügig geschnittenen Besprechungs- und Projekträumen zum kreativen Arbeiten sowie offenen, loungeähnlichen Arbeits-, Begegnungs-, Lern- und Erlebnisangeboten.

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