20.07.2020 Gabriele Strasser 7599

Virtuelle Teams: Erfolgreich führen aus dem Home Office

Verstreute Teams über Städte oder Kontinente, arbeiten im Home Office: Wie führt man virtuelle Teams? Was ist anders? Und welche neuen Kompetenzen und Herausforderungen stellt Remote Work an Führung?

Tipps, wie Sie als Führungskraft virtuelle Teams erfolgreich führen.

1. Virtuelle Teams: Definition

Virtuelle Teams heißt die Führung eines Teams aus der Ferne bzw. auf Distanz. Das können Teams sein, die über Länder- oder Standortgrenzen hinweg zusammenarbeiten, aber auch solche, in denen Mitarbeiter:innen überwiegend oder teilweise im Home Office arbeiten. Die Kommunikation findet bei virtuellen Teams überwiegend über digitale Medien und Tools statt.

2. Herausforderungen virtueller Zusammenarbeit

2.1. Virtuelle Teamführung: Führen auf Distanz braucht Nähe

Virtuelle Teamführung stellt so manche Führungskraft auf die Probe. Wer vorher schon einen beziehungsorientierten Führungsstil gepflegt hat, tut sich vergleichsweise leicht. Bei einer hierarchischen Führungskultur ist die Umstellung zwar groß, aber auch hier sind viele Führungskräfte überrascht, wie gut es klappt.

Menschen brauchen dauerhaft Nähe, Verbundenheit, Sicherheit und Zusammenhalt. Wer sich gut in sein Team eingebunden fühlt, dem fällt die Arbeit leichter.

Beim virtuellen Führen ist deshalb ein Führungsstil gefragt, der auf Nähe trotz Distanz setzt.

Dabei sind vor allem 2 Aspekte wichtig:

1. Die Ergebnisse sollten im Vordergrund stehen

Achten Sie darauf, ob ihre Mitarbeiter:innen Ihre Aufgaben erledigen – und nicht, ob und wie lange sie am Schreibtisch sitzen.

2. Die Führungskraft sollte sich als Coach und Vorbild verstehen

Arbeiten Sie mit Ihrem Team auf Augenhöhe. Da kann es durchaus helfen, auch mal zu fragen: „Was sind eure Bedürfnisse, was erwartet ihr von mir als Führungskraft?“. Sprechen Sie mit Ihrem gesamten Team, aber auch mit einzelnen Mitarbeiter:innen regelmäßig in Einzelgesprächen.

Kommunikation auf Augenhöhe: Beim virtuellen Führen ist ein Führungsstil gefragt, der auf Nähe trotz Distanz setzt.

2.2.  Virtuelle Teamarbeit: Vertrauen ist das A und O

Was Home Office betrifft, leben wir (noch) in einer Zwei-Klassen-Gesellschaft. Für manche Unternehmen gehört es selbstverständlich dazu, in anderen haben Führungskräfte große Vorbehalte. „Wie stelle ich sicher, dass meine Mitarbeiter:innen wirklich arbeiten?“, ist eine häufige Frage.

Virtuell Teams führen hat viel mit Loslassen zu tun. Die wichtigste Zutat für die Führung virtueller Teams ist: Vertrauen statt Kontrolle.

Die Ergebnisse sind wichtiger als die abgeleistete Zeit. Viele Studien zeigen auch: Die meisten Mitarbeiter:innen arbeiten im Home Office mehr als im Büro.

Schaffen Sie als Führungskraft eine Vertrauenskultur.

Dazu können Sie:

1. Strukturen für Austausch schaffen, durch z. B. regelmäßige Meetings/Feedbackgespräche mit dem Team per Video oder Telefon.
    
2. Präzise Zuordnung der Aufgaben und klare, möglichst kurzfristige Ziele setzen. Mit ihnen zeigt sich schnell, ob Mitarbeiter:innen vorankommen.
    
3. Eigenverantwortung der Mitarbeiter:innen und Autonomie in der Arbeitsorganisation fördern.
    
4. Team einbinden und motivieren.
    

2.3. Teambuilding virtuell: Lieber zu viel als zu wenig kommunizieren

Im Büro geschieht Kommunikation von selbst. Man läuft sich im Flur über den Weg, schaut kurz beim Kollegen vorbei. Damit zu Hause nicht jeder isoliert vor sich hin arbeitet, ist Kommunikation wichtiger denn je.

Schaffen Sie eine Struktur, die dem Team Gelegenheit zum formellen und informellen Austausch gibt. Gerade in diesen unsicheren Zeiten gilt die Devise: Lieber zu viel als zu wenig kommunizieren.

Empfehlenswert für die Kommunikation in virtuellen Teams ist zum Beispiel:

• Ein Daily Stand-up, also eine tägliche Teamabsprache zu Arbeitsbeginn. Dafür reichen schon 15 Minuten.
   
• Status Quo: Dabei können die Teammitglieder ihr Wissen teilen, Ergebnisse mitteilen und Bescheid geben, wenn es Schwierigkeiten oder Hindernisse gibt. Wenn alle – auch die eher stillen Mitarbeiter*innen – ihren Part bekommen, kommen alle besser voran und bauen Motivation auf.
   
• Persönliches: Bei diesem Austausch haben informelle Anteile ihren festen Platz. Es geht nicht nur darum, Sachstände abzufragen. Fragen Sie die einzelnen Menschen auch, wie es ihnen geht. Bei bilateralen Absprachen sollten persönliche Gespräche, zum Beispiel per Telefon, Vorrang vor Mails haben. Das reduziert Konfliktpotenzial und empfiehlt sich insbesondere dann, wenn es gilt, unsichere Mitarbeiter:innen enger zu begleiten.

2.4. Virtuelle Teamregeln: Welche Regeln brauchen virtuelle Teams?

Home Office ist mehr, als die Bürotätigkeit einfach in die Wohnzimmer zu übertragen. Geht nichts Wichtiges unter? Wissen alle, wer wofür verantwortlich ist?

Deshalb braucht es klare Regeln. Sprechen Sie am besten gemeinsam mit Ihrem Team ab, welche Vereinbarungen sie treffen und einhalten wollen.

Themen könnten zum Beispiel sein:

1. Arbeitsbeginn, Arbeitsende & Kernarbeitszeiten: In welchem Zeitraum sollten alle Mitarbeiter:innen erreichbar sein?
    
2. Pausen und Vertretungsregelungen: Regelungen, in welcher Form sich die Teammitglieder z. B. für Pausen abmelden, sowie klare Vertretungsregelungen.
    
3. Reaktionszeiten E-Mails, Chat & Nachrichten: Und schließlich die Reaktionszeiten auf Mails oder Chat-Nachrichten.
    
4. Gepflegte Teamkalender: Ein gut gepflegter Teamkalender und ordentliche Telefonlisten sorgen hier für den nötigen Überblick.

3. So gelingt virtuelle Führung: Zusammenfassung

1. Bringen Sie Ihren Mitarbeiter*innen Vertrauen entgegen
2. Fördern Sie den Austausch im Team
3. Etablieren Sie einen ergebnisorientieren Führungsstil
4. Seien Sie für die Mitarbeiter*innen da, und signalisieren Sie klar, wann Sie ansprechbar sind
5. Zeigen Sie Lernbereitschaft, auch in technischer Hinsicht

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