Beratung und Vermittlung von Betreuungslösungen

Die Suche nach einer geeigneten Kinderbetreuung sowie das Abwägen und die Organisation der richtigen Betreuungslösungen sind für Eltern sehr aufwendig und oft auch nervenaufreibend. Eine gute Beratung und Vermittlung von passenden Kinderbetreuungslösungen kann für berufstätige Eltern eine große Entlastung sein.

Unternehmen haben die Möglichkeit, ihre Beschäftigten in diesen Fragen ohne großen eigenen Organisationsaufwand zu unterstützen. Denn es gibt zahlreiche Dienstleister, die in unterschiedlichem Umfang Beratung anbieten und Betreuung vermitteln. Unternehmen können einen solchen Dienstleister damit beauftragen, diesen Service für die eigenen Beschäftigten bereitzuhalten. So haben Familien in der Belegschaft die Möglichkeit, individuelle Lösungen für sich zu finden.

Ein Beratungs- und Vermittlungsservice für Kinderbetreuung beinhaltet üblicherweise die folgenden Leistungen:

• Beratung und schriftliche Informationsmaterialien zu allen Fragen von Kinderbetreuung: Formen der Kinderbetreuung, lokale Angebote und Adresslisten von Betreuungseinrichtungen, Datenbanken von Betreuungspersonen, Checklisten sowie Rechtliches und Vertragliches (Vorlagen für Verträge, Leitfäden z. B. zur Absetzbarkeit von Betreuungskosten, Anstellungsformen für Hauspersonal), Hintergrundinformationen (z. B. pädagogische Themen).

• Vermittlung von Tagesmüttern, Kinderfrauen, Au-pairs, Notbetreuung, Babysitter sowie Recherche von geeigneten Einrichtungen und freien Plätzen.

• Veranstaltungen, Vorträge und Kurse zu Themen der Kinderbetreuung, Ferienprogramme oder Elterntreffen.

Die Kosten für den Service werden vom Unternehmen getragen, so dass die Beschäftigten die Beratungs- und Vermittlungsleistungen kostenlos in Anspruch nehmen können. Nach § 3 Nr. 34a EStG sind Vermittlungsleistungen für Kinderbetreuungsangebote für die Beschäftigten steuerfrei. Damit kein geldwerter Vorteil entsteht, müssen sie allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Unternehmens zur Verfügung stehen.

Honorare und Gebühren für die vermittelte Betreuung bezahlen die Eltern in der Regel selbst. Wenn Sie dies auch unterstützen möchten, kann dies unter bestimmten Rahmenbedingungen mit einem Kinderbetreuungskostenzuschuss an die Eltern (Link auf entsprechende Seite MuF) oder durch direkte Kostenübernahme gegenüber der Betreuungsperson (z.B. bei Inhouse-Betreuung, betriebliche Kindertagespflege oder Betreuung in Backup-Einrichtung – Links entsprechende Seiten MuF) erfolgen.

Was sind die Vorteile und der Nutzen eines solchen Services?

• Es werden viele Beschäftigte erreicht. Ein Beratungs- und Vermittlungsservice steht – abhängig vom Vertragsumfang – allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zur Verfügung. Er birgt weniger Einschränkungen als Einrichtungsplätze, die meist wenigen Familien – und nur mit Kindern innerhalb einer bestimmten Altersspanne – zur Verfügung stehen.

• Individuelle, wohnortnahe Lösungen können umgesetzt werden. Ein Beratungs- und Vermittlungsservice kann gezielt nach individuell passenden Lösungen suchen und diese vermitteln. Auch spezielle Bedürfnisse können befriedigt werden, z.B. eine Betreuung für nur wenige Stunden pro Woche oder eine zweisprachige Betreuung. Firmen, deren Belegschaft aus einem großen Einzugsgebiet kommt, können mit diesem Angebot ihren Beschäftigten zu Betreuungslösungen in ihrem Wohnort verhelfen.

• Ein großes Angebotsspektrum ist möglich. Vor allem überregional arbeitende Dienstleister haben oft eine breite Angebotspalette für Kinder jeden Alters und die verschiedensten Anforderungen der Eltern.

• Die finanziellen Aufwendungen für Unternehmen sind geringer als für Einrichtungsplätze. Ein Beratungs- und Vermittlungsservice ist deutlich kostengünstiger als eine eigene Kindertagespflege oder ein Kindergarten. Es sind keine Investitionen erforderlich und das Unternehmen muss sich nicht langfristig binden.

• Reduzierung von Fehlzeiten und größere Konzentration der Beschäftigten. Wenn die Kinderbetreuung gesichert ist, können sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter besser konzentrieren und sind leistungsfähiger. Ein Beratungs- und Vermittlungsservice kann auch kurzfristig die Kinderbetreuung arrangieren – z. B. eine Notmutter, wenn das Kind krank ist und zu Hause bleibt. So werden Fehlzeiten reduziert.

• Eine frühe Rückkehr aus der Elternzeit wird erleichtert. Eine gute Unterstützung bei der Suche nach der passenden Kinderbetreuung und ein Beratungsangebot speziell für berufstätige Mütter ermutigt Frauen, nach der Geburt ihres Kindes schneller wieder an den Arbeitsplatz zurück zu kehren.

Welche Kosten entstehen?

Die Preise für die Nutzung eines Beratungs- und Vermittlungsservice sind sehr individuell. Sie werden unter anderem beeinflusst von der jeweiligen Angebotspalette, von der Anzahl der Bestandteile des Angebots, die in Anspruch genommen werden, von der Unternehmensgröße sowie von der Art des abgeschlossenen Beratungs- und Vermittlungsvertrags. Oft kann der Preis auch durch den Umfang des Service gesteuert werden, der den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zur Verfügung stehen soll.

Folgende Faktoren beeinflussen den Preis:

• Organisationsform des Anbieters (gewerbliche Anbieter vs. öffentlich geförderte Anbieter)

• Präsenz des Anbieters (überregionaler vs. lokal arbeitender Anbieter; überregionale Anbieter lohnen sich, wenn Ihr Unternehmen mehrere Standorte hat oder die Mitarbeiter aus einem großen Einzugsbereich kommen)

• Angebotspalette des Anbieters (werden „nur“ Tagesmütter, Kinderfrauen und Babysitter vermittelt oder auch Notfallbetreuung, Au-Pairs und Haushaltshilfen? Wird Unterstützung bei der Suche nach einem Einrichtungsplatz angeboten?)

• Garantieleistungen des Anbieters (Teurere Anbieter haben oft eine erneute Suche im Angebot, wenn Eltern mit Betreuung nicht zufrieden sind.)

• Qualität und Tiefe des Angebotes (z.B.: Wie viele potenzielle Betreuerinnen oder Betreuer werden vorgeschlagen? Gibt es nur eine kurze telefonische Beratung oder auch andere Kommunikationswege, z.B. ausführliche persönliche Beratungstermine vor Ort, Chat, E-Mail, Webinare, 24h-Hotline)

• Spezielle Leistungen und Angebote (z.B. Internetseiten / Downloadangebote mit weiterführenden Informationen und Materialien, kostenfreie Veranstaltungen für Eltern, z.B. Erste-Hilfe-Kurse, Elternthemen)

Auch die Art des Vertrags zwischen dem Serviceanbieter und Ihrem Unternehmen kann einen wichtigen Einfluss auf die Preisgestaltung haben. Die Bandbreite reicht von der Abrechnung jeder einzelnen Anfrage bis hin zu einem jährlichen Pauschalbetrag für alle Anfragen der Beschäftigten.

Sehr wichtig ist, dass der Beratungs- und Vermittlungsservice allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Unternehmens zur Verfügung steht, damit er von einzelnen Beschäftigten nicht als geldwerter Vorteil versteuert werden muss.

Kommunikation und Bewertung des Angebotes

Wenn Sie einen Beratungs- und Vermittlungsservice beauftragen, müssen Sie dies sehr gut unter der Belegschaft bekannt machen.  Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten kontinuierlich über die Möglichkeit informiert werden, damit sie im Bedarfsfall das Angebot kennen und darauf zurückgreifen. Solange kein Bedarf besteht, nehmen viele Beschäftigte eine solche Dienstleistung nicht wahr. Wird irgendwann nach einer Betreuungslösung für das eigene Kind gesucht, ist das Angebot des Unternehmens nicht unbedingt mehr präsent. Regelmäßige Informationen gewährleisten nebenher, dass neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter den Beratungs- und Vermittlungsservice kennen lernen.

Sie sollten deshalb immer wieder durch verschiedene Kommunikationskanäle darauf hinweisen. Neben den klassischen Informationspfaden, wie Newsletter, Schwarzes Brett gibt es z.B. die Möglichkeiten des Hinweises auf der Lohnabrechnung, die Verteilung von Hotline-Visitenkarten bei der Verabschiedung in Elternzeit oder auch ein Infoslot an Führungskräfte, Teamleiter und Betriebsräte. Tipps für die Kommunikation von familienfreundlichen Leistungen im Unternehmen bietet auch die Broschüre in der Infobox.

Hin und wieder sollte überprüft werden, wie stark Beratung und Vermittlung angenommen werden. In der Regel dokumentiert der gewählte Anbieter, wie häufig das Angebot in Anspruch genommen wird und wie zufrieden die Nutzerinnen und Nutzer sind. In Form eines kurzen Fragebogens können Sie zusätzlich selbst ermitteln, was Ihre Beschäftigten über das Beratungs- und Vermittlungsangebot denken. Das Beispiel eines Fragebogens, den Sie für eine solche Befragung nutzen können, finden Sie in der Infobox.