Flexible Arbeitsorte – Telearbeit / Home Office / Mobile Office

Die Nutzung moderner Informations- und Kommunikationstechnologien ermöglicht das Arbeiten an ganz unterschiedlichen Arbeitsorten. Ob im Unternehmen, zu Hause, auf Reisen oder in einem externen Büro gearbeitet wird, ist dabei (fast) egal. Laptop, Smartphone, E-Mail und Internet erlauben den kontinuierlichen Zugriff auf Informationen und Arbeitsmaterialien und gewährleisten einen stabilen Austausch mit dem Unternehmen.

Der zeitliche Umfang, den Beschäftigte außerhalb des Betriebes arbeiten, ist variabel und reicht von gelegentlichem Arbeiten von zu Hause oder unterwegs bis hin zu regelmäßiger Telearbeit zu Hause, auch Home Office genannt. Das häufigste Modell ist die „alternierende Telearbeit“, bei der die Beschäftigten ihre Arbeit abwechselnd von zu Hause und von ihrem Arbeitsplatz im Betrieb erbringen. Meist existiert weiterhin ein Arbeitsplatz im Unternehmen, der jedoch mit anderen Telearbeitern geteilt wird. Je nach Absprache und Bedarf kann es feste wöchentliche oder monatliche Tage im Büro geben. Auch variable Modelle, bei denen der Arbeitsort je nach Terminen und Besprechungen bestimmt wird, sind möglich.

Telearbeit kann zur weiteren Flexibilisierung mit flexiblen Arbeitszeitmodellen kombiniert werden (z.B. Teilzeit oder Vertrauensarbeitszeit). Grundsätzlich findet Telearbeit sowohl in der Teilzeit- als auch in der Vollzeitvariante Anwendung.

Telearbeit erfordert bei Beschäftigten und Vorgesetzten ein hohes Maß an Selbstständigkeit, Entscheidungsinitiative, Verantwortungs- und Delegationsbereitschaft. Dies kann eine Herausforderung, aber auch eine Chance für Unternehmen sein.

Chancen für Unternehmen und Arbeitnehmer

Arbeiten im Home Office birgt klare Vorteile. Beschäftigte sparen Zeit und Kosten für den täglichen Arbeitsweg, Unternehmen sparen Bürokosten, wenn Beschäftigte keinen eigenen Arbeitsplatz benötigen oder diesen abwechselnd mit anderen nutzen. Mitarbeiter können ihre Arbeitsaufgaben entsprechend ihrer individuellen Leistungsfähigkeit (Bio-Rhythmus) erledigen oder die Arbeitszeit flexibel an Kinderbetreuung und Pflegeaufgaben anpassen. Dies führt häufig zu einer höheren Leistungsbereitschaft und Produktivität. Ohne Ablenkung, die ein Büroalltag mit sich bringt, kann von zu Hause konzentrierter, ungestörter und effektiver gearbeitet werden. Auch Fehlzeiten sinken mit der Einführung von Telearbeit. Mit der Möglichkeit zu Telearbeit bringt ein Arbeitgeber seinen Beschäftigten großes Vertrauen entgegen, was eigenverantwortliches Handeln fördert. So steigt die Attraktivität des Arbeitgebers.

Die notwendigen Investitionen für die Einrichtung eines Telearbeitsplatzes – häufig nicht mehr als die Bereitstellung eines Laptops, einer Datenverbindung und das Senden der Arbeitsaufgaben – machen sich oft schnell bezahlt.

Verbindliche Regeln nötig

Die Flexibilität mobilen Arbeitens erfordert sehr klare Absprachen und Regeln. Dies betrifft zum einen die verbindliche Klärung von Arbeitszeiten und Erreichbarkeit. Arbeitsaufgaben und -ziele müssen klar formuliert werden und innerhalb eines realistischen Zeitrahmens durchführbar und erreichbar sein. Es müssen außerdem Bedingungen für einen guten Informationsaustausch innerhalb des Unternehmens geschaffen werden, sei es durch regelmäßige Telefon- und Videokonferenzen, Chats oder Meetings. Wichtig zu klären sind weiterhin die Gestaltung des Ru?ckkehrrechts, die Kosten der Einrichtung und der Unterhaltung des Telearbeitsplatzes, datenschutzrechtliche Regelungen, Arbeitsschutz und nicht zuletzt das Haftungsrecht.

Die größte Herausforderung für die Beschäftigten im mobilen Büro ist eine klare Trennung zwischen Arbeit und Privatem. Während der Arbeitszeiten sollte auch zu Hause das Privatleben außen vor bleiben, was zum Beispiel durch einen abgetrennten Arbeitsraum umsetzbar ist, und für Eltern auch eine Kinderbetreuung voraussetzt. Für Notfälle – z.B. Krankheit eines Kindes oder Kita-Schließtag – bietet mobiles Arbeiten jedoch die Chance, nicht komplett auszufallen und wenigstens die dringendsten Aufgaben erledigen zu können. Gleichzeitig sollten trotz Home Office die Arbeitszeiten klar begrenzt sein. Denn schnell kann das Gefühl entstehen, ständig erreichbar sein zu müssen oder nach Feierabend schnell noch etwas Berufliches erledigen zu können.

Voraussetzungen für Telearbeit

Die Möglichkeit zur Telearbeit ist einerseits von den Tätigkeitsbereichen des Unternehmens abhängig. Voraussetzung sind Tätigkeiten, die grundsätzlich auch außerhalb des Betriebes erledigt werden können. Idealtypisch sind es Tätigkeiten, die zu einem hohen Grad am Computer / Laptop erledigt werden und bei denen der Nutzungsanteil von Informations- und Kommunikationstechnologien hoch ist. Außerdem sollte wenig auf Akten / Materialien zugegriffen werden müssen, die nicht digital vorhanden sind.

Andererseits ist es wichtig, dass Beschäftigte überhaupt Interesse an der Arbeit von zu Hause aus haben und gleichzeitig einige wichtige Fähigkeiten mitbringen. Sie sollten selbstständiges Arbeiten gewohnt sein und dabei die nötige Selbstdisziplin und ein kompetentes Selbstmanagement aufbringen können, um mit der neuen Arbeitsform verantwortlich umzugehen und sich nicht selbst auszubeuten.

Eine Auflistung aller relevanten persönlichen, unternehmerischen und technischen Voraussetzungen findet sich in der Infobox im Dokument Anforderungen an Telearbeit.

Schritte zu mobilen Arbeitsplätzen

Die Möglichkeiten und Rahmenbedingungen für mobiles Arbeiten werden immer besser und einfacher. Dennoch muss vor der Einführung gründlich geprüft werden, ob es auch für das eigene Unternehmen die geeignete Form flexiblen Arbeitens ist. Gibt es Tätigkeiten, die unabhängig vom Ort durchgeführt werden können? Gibt es Mitarbeiter, die eigenverantwortlich und strukturiert arbeiten, wie für Telearbeit notwendig? Ist mobiles Arbeiten als Arbeitsform überhaupt gewünscht?

Die Leitfragen zum mobilen Arbeiten können Ihnen helfen, die zentralen Punkte bei der Einführung oder Überlegungen zur Einführung von Telearbeit im Blick zu behalten.

Rechtliche Rahmenbedingungen

Die gesetzlichen Bestimmungen für mobile Arbeitsformen beziehen sich auf die klassische Heimarbeit (Heimarbeitsgesetz). Für Telearbeit in ihren unterschiedlichen Formen werden in den meisten Fällen die Regeln herkömmlicher Beschäftigungsverhältnisse angewandt. Daher gilt hier der volle arbeits-, sozial- und gesundheitsrechtliche Schutz. Zu regelnde Aspekte bei der Telearbeit sind vor allem die Haftungsrisiken, der Datenschutz und der Versicherungsschutz.