5 Tipps für produktive Meetings
Wie viele Stunden in der Woche verbringen Sie in überflüssigen Meetings? Eben! Zeit also, die Meetingkultur genau unter die Lupe zu nehmen. Wir geben Tipps für effektive Meetings.
Eine Studie zum Thema Arbeitsunterbrechung hat errechnet, dass Wissensarbeiter:innen wöchentlich vier Stunden in Meetings verhaftet sind, die zu keinen Ergebnissen führen. Das summiert sich auf fünf Tage pro Monat unproduktive Arbeitszeit.
1. Definieren Sie ein klares Ziel für das Meeting:
Ein gutes Meeting verfolgt ein klares Ziel. Zum Beispiel sollen Informationen weitergegeben werden, so dass alle auf einem Stand sind. Oder es soll gemeinsam eine Entscheidung getroffen werden. Ist das Ziel klar definiert, sollte es dem Ziel entsprechend einen klar strukturierten Ablaufplan geben.
2. Legen Sie klare Regeln fest und halten Sie diese auch ein:
Damit ein Meeting konstruktiv genutzt werden kann, sollten die wichtigsten Benimmregeln klar sein. Grundsätzlich sollten alle Teilnehmer:innen pünktlich erscheinen und die festgesetzte Zeit nicht überschritten werden. Sinn macht das Ganze nur, wenn auch alle aktiv am Meeting teilnehmen und die üblichen Ablenkungen (Smartphone & Co) bestenfalls außer Reichweite sind. Alle Teilnehmenden sollten die Möglichkeit haben, ihre Meinungen und Ideen zu äußern, und den anderen aktiv zuhören.
Außerdem können Meetings wie Jour Fixe mit Leitfragen strukturiert werden. Welche das sind, darüber können sich die Teilnehmer:innen im Vorfeld austauschen, z.B.: Woran arbeite ich gerade? Wie ist der Stand? Wobei brauche ich Hilfe?
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Zu den Datenschutzeinstellungen »3. Bleiben Sie fokussiert und konzentriert
Wer kennt das nicht: Man trifft sich – meist online – und Jede:r hat noch eine kleine Extrabaustelle mit vielen Anschlussfragen im Gepäck. Das führt dazu, dass sich die Teilnehmenden verzetteln oder Frust entsteht. Ein klarer Fokus auf das Wesentliche ist hier zielführend.
Nur eine klare Fokussierung auf das Ziel des Meetings führt zu konkreten Ergebnissen oder Entscheidungen, die im Anschluss umgesetzt werden.
4. Dokumentation und Nachbereitung sind wichtig
Was haben wir im letzten Meeting nochmal besprochen? Ein Meeting macht nur Sinn, wenn es gut dokumentiert wird. Dazu muss geklärt werden: Wo halten wir die Ergebnisse fest? Haben alle Zugriff auf diesen Kanal? Welche Aufgaben ergeben sich aus dem Meeting? Wer übernimmt diese Aufgaben?
Das Meeting wird dokumentiert, um die Ergebnisse und Entscheidungen festzuhalten und für zukünftige Referenzen zu nutzen.
5. Braucht es ein Folge-Meeting?
So richtig verbindlich werden Absprachen und Aufgaben erst, wenn klar ist, bis wann sie zu erledigen sind und wie es danach weiter geht. Im Meeting sollte also bestenfalls geklärt werden, ob ein Folgetermin sinnvoll ist oder ob es reicht, z.B. in einem Chat den weiteren Prozess für alle abzubilden, bis die Ergebnisse erreicht worden sind.
